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privacy dei servizi di biblioteca

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Informativa sulla privacy (trattamento dei dati personali) Rif. art. 13 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali 2016 / 679 / UE

 

Chi gestisce i miei dati?
Chi vigila sulla loro protezione?

TITOLARE DEL TRATTAMENTO per il Comune di Piacenza, con sede in Piacenza, P.zza Cavalli 2, è il Sindaco legale rappresentante pro tempore, che con il presente atto la informa sull'utilizzazione dei suoi dati personali e sui suoi diritti.

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Sindaco ha nominato come responsabile del trattamento dei dati oggetto del presente trattamento il dirigente incaricato per il Servizio Cultura, Musei e Turismo cui lei ha conferito i suoi dati personali.
Trova nominativo e recapiti di tale dirigente nella sezione Uffici del sito internet comunale (indirizzo diretto: www.comune.piacenza.it/uffici) oppure presso lo Sportello comunale Quinfo (piazza Cavalli - cortile di Palazzo Gotico, tel. 0523 492224, email quinfo@comune.piacenza.it – web www.comune.piacenza.it/quinfo).

RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI («RPD»)
Con provvedimento sindacale prot. 50221 del 9 maggio 2018, il Comune di Piacenza, ha nominato come «RPD» l'avv. Elena Vezzulli contattabile – per questioni inerenti al trattamento dei suoi dati – ai seguenti recapiti:

Avvocatura Comunale – P.zza Cavalli, 2 – 29121 Piacenza
tel. 0523 492019 – e-mail: elena.vezzulli@comune.piacenza.it

Come e perchè sono trattati i dati?
Posso rifiutarmi di fornirli?

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei suoi dati personali sarà effettuato tramite strumenti cartacei e informatici e telematici nel rispetto della normativa vigente mediante strumenti idonei a garantire un'adeguata sicurezza e riservatezza.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Iscrizione alla biblioteca
I dati anagrafici e personali (nome e cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, residenza e domicilio, codice fiscale, estremi di un documento di identità in corso di validità, professione, titolo di studio, numeri telefonici fissi e cellulari e indirizzo e-mail), da lei conferiti all'atto della richiesta di iscrizione alla Biblioteca e sedi decentrate in vista della fruizione dei servizi – il cui trattamento è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR – sono utilizzati e trattati ai fini esclusivi dello svolgimento di attività istituzionali della Biblioteca e dell'attività di gestione del servizio di prestito bibliotecario e interbibliotecario e, parzialmente, per la fruizione degli altri servizi qui di seguito precisati. Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell'erogazione dei servizi.
Tali dati, da lei conferiti tramite la compilazione di un modulo cartaceo, sono inseriti a cura del personale della Biblioteca nell'archivio utenti del gestionale della Biblioteca Sebina Open Library (SOL).
L’archivio utenti è condiviso tra le Biblioteche del POLO Bibliotecario Piacentino e i dati conferiti al momento dell’iscrizione sono visibili dagli operatori delle altre biblioteche afferenti, che li utilizzano e li trattano effettivamente solo nel caso di sua richiesta di servizi bibliotecari a loro rivolta e a seguito dell’iscrizione da parte sua presso la loro biblioteca.
Le attività di prestito svolte dagli utenti presso le biblioteche generano liste di prestiti ottenuti che sono conservate nell'archivio informatizzato dell'applicativo SOL e possono essere visualizzate esclusivamente dagli amministratori di biblioteca, dagli operatori addetti al prestito della biblioteca che lo ha effettuato e dagli amministratori dell'applicativo (operatori bibliotecari con questi profili).
I dati anagrafici e personali, acquisiti al momento dell'iscrizione e per quanto pertinente, vengono trattati unicamente ai seguenti fini:
a) costituzione di un archivio utenti condiviso con le Biblioteche del POLO al fine dell'erogazione del servizio di prestito locale, intersistemico e interbibliotecario e per l'utilizzo di servizi on line;
b) invio di comunicazioni inerenti ai servizi di prestito svolti dalla Biblioteca (disponibilità dei volumi prenotati o richiesti in prestito o in document delivery; esito dei suggerimenti di acquisto di documenti; avviso della scadenza del termine di prestito dei documenti o sollecito per la restituzione), anche tramite sms, e utilizzando di massima il canale indicato come preferenziale dall'utente; tali messaggi sono a sua disposizione anche nello Spazio Utenti (vedi) a lei riservato;
c) elaborazioni statistiche al fine di profilare il bacino d'utenza della biblioteca (per fasce d'età, provenienza, livello d'istruzione) per ottimizzare i servizi resi con l'adeguamento degli stessi e l'orientamento delle strategie di incremento della dotazione libraria messa a disposizione, nonché di documentare la circolazione di libri e DVD e ricavare indici di valutazione dell'efficacia dell'attività svolta dalla Biblioteca.
Lei può visualizzare i suoi dati in possesso della Biblioteca (con l'esclusione del documento di identità inserito) e verificarne l'aggiornamento nello Spazio Utenti del portale LeggerePiace (vd. Tessera e Spazio Utenti). Può esercitare anche in questo modo il suo diritto all'accesso e particolarmente quello alla rettifica dei dati rivolgendosi agli operatori del prestito della Biblioteca Passerini-Landi o di una delle biblioteche di Polo cui è iscritto.

La Biblioteca pone in atto periodicamente sospensioni dell'operativà dell'utente assegnatole per il servizio di prestito, in vista dell'intervento dell'operatore addetto al prestito per la verifica e l'aggiornamento dei dati (residenza / domicilio, documento di identità, professione, titolo di studio, recapiti telefonici fissi e cellulari, e-mail).

Tessera
La tessera della Biblioteca, che le viene consegnata, le permette di utilizzare le postazioni di autoprestito attive in Biblioteca, effettuare richieste di prestito, prenotazioni e suggerimenti d'acquisto dal portale della Biblioteca LeggerePiace (http://leggerepiace.it/SebinaOpac/.do), autenticandosi con i dati in essa riportati, e accedere allo Spazio Utenti dello stesso portale. Su di essa sono riportati il suo nome e cognome e l'identificativo utente, cui nell'anagrafica del gestionale sono associati i suoi dati anagrafici e personali, e la codificazione di tale identificativo come codice a barre; nel dispositivo RFID presente nella tessera è pure codificato il suo identificativo utente. Il collegamento tra questo identificativo, comunque codificato, e i suoi dati anagrafici si stabilisce esclusivamente attraverso l'uso delle postazioni di autoprestito e per i soli fini del prestito. Il movimento dei prestiti non è registrato sulla tessera, ma soltanto sul gestionale SOL. I dati presenti sulla tessera le permettono inoltre di accedere allo Spazio utente utilizzando l'identificativo utente e la pwd coincidente con la sua data di nascita che le verrà richiesto di personalizzare al primo accesso, attivando contestualmente le procedure di recupero password (per le possibilità offertele dall'uso di questo spazio vd. Spazio Utenti) e di utilizzare l'app LeggerePiace.

Iscrizione a EMILIB
L'iscrizione alla biblioteca è preliminare indispensabile per l'accesso al servizio denominato EMILIB, che la Biblioteca può offrirle e che le consente la disponibilità on line – fruibile da dispositivi di sua proprietà e da remoto – di e-book, tracce musicali, quotidiani e periodici on line. Lei ha diritto di accedervi, richiedendo l'iscrizione ad esso, contestualmente all'iscrizione alla Biblioteca e altre sede decentrate o successivamente. Il trattamento dei dati necessari all'erogazione di questo servizio è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR. Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell'erogazione del servizio. Il rifiuto opposto al loro conferimento o trattamento comporta l'impossibilità di accesso al servizio.
A seguito della richiesta dell'iscrizione al servizio, alcuni suoi dati (userid assegnato in automatico dal gestionale della Biblioteca SOL al momento dell'iscrizione in Biblioteca, nome e cognome e indirizzo e-mail) vengono inseriti a cura del personale della Biblioteca nel gestionale medialibrary al fine dell'invio del link da cui convalidare la richiesta di adesione al servizio e della password rilasciata.
Non vengono trasferiti altri dati anagrafici e personali, ma soltanto verificata a livello informatico l'esistenza dell'userid assegnato in automatico dal gestionale della biblioteca SOL nell'archivio utenti.
L'informativa sul trattamento di questi dati, dei dati di navigazione e di utilizzo delle risorse digitali è precisata da Horizons Unlimited s.r.l, fornitrice del servizio, al link https://emilib.medialibrary.it/pagine/privacy.aspx.

Iscrizione alla Newsletter della Biblioteca
L'iscrizione alla Newsletter della Biblioteca – inviata a cadenza quindicinale e contenente informazioni circa la programmazione delle attività culturali della Biblioteca – non è subordinata all'iscrizione alla Biblioteca.
Può tuttavia avvenire, dietro sua richiesta – ed il trattamento dei dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR –, contestualmente all'iscrizione alla Biblioteca e sedi decentrate, o successivamente.
In caso di sua richiesta in tal senso, alcuni suoi dati (nome e cognome e indirizzo e-mail) saranno inseriti, a cura del personale della Biblioteca, in un apposito database.
Gli stessi dati sono da lei conferiti volontariamente e direttamente alla Biblioteca ed affluiscono allo stesso database, in caso di diretta iscrizione da parte sua, operando dalla homepage del sito della biblioteca (http://www.passerinilandi.piacenza.it/) per la fruizione del servizio con una procedura non mediata dal personale della Biblioteca ed il trattamento dei dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

La revoca del consenso al trattamento dei dati in vista dell'ottenimento di ciascuno dei servizi sopraelencati comporta l'interruzione dei servizi richiesti e dell'accesso personalizzato al portale della Biblioteca LeggerePiace (vd. Spazio Utenti) e dell'uso dell'app LeggerePiace (vd. App LeggerePiace ) qui sotto descritti.

Servizio di reference online
Quando lei contatta la Biblioteca per usufruire del servizio 'Chiedi @lla tua Biblioteca', (http://www.passerinilandi.piacenza.it/calendario/servizi/servizi-online/chiedi-alla-biblioteca/chiedi-alla-tua-biblioteca?searchterm=chiedi) conferisce volontariamente i dati richiesti nel form (indirizzo e-mail, nome e cognome, recapito telefonico, città, età e quelli relativi all'oggetto della sua ricerca) al fine di ottenere le informazioni che le servono, ed il trattamento dei suoi dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR. Quando lei scrive ad uno degli indirizzi istituzionali della Biblioteca o a quelli dei funzionari preposti ai servizi in cui è organizzata la Biblioteca (http://www.passerinilandi.piacenza.it/contatti) conferisce volontariamente, oltre all'indirizzo e-mail, i dati anagrafici e personali che da essa possono essere ricavati e quelli relativi all'oggetto della sua ricerca al fine di ottenere le informazioni che le necessitano, ed il trattamento dei suoi dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR. Tali dati vengono trattati esclusivamente per rispondere alla sua richiesta e per trarne informazioni utili per la formulazione della risposta: ad es. per orientare il tipo di bibliografia da suggerire e il livello di approfondimento dei testi consigliati. I dati sono conservati nell'archivio e-mail e nella rubrica degli account cui lei ha indirizzato la sua e-mail, al fine di conservare traccia delle richieste pervenute ed evase, salvo diversa sua indicazione: ciò in vista del suo vantaggio di poter facilmente ricostruire integralmente da parte della Biblioteca lo stato di avanzamento del suo percorso di ricerca e le indicazioni già fornitele, anche a distanza di tempo.

Siti della Biblioteca
L'utilizzo del sito http://www.passerinilandi.piacenza.it e del portale LeggerePiace comporta la registrazione da parte delle procedure informatiche preposte al loro funzionamento di alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di internet, tra cui: indirizzi IP e/o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito; indirizzi delle risorse richieste; data e ora della richiesta; risposta data dal server (buon fine, errori, ecc.); parametri relativi al sistema operativo e al tipo di dispositivo dell’utente (tablet, pc,...). Tali dati, necessari per la fruizione del portale, sono trattati anche per garantire il corretto funzionamento dei servizi e effettuare statistiche di utilizzo. I dati, pur non raccolti per associarli a specifici soggetti, per loro natura potrebbero consentire di identificare gli utenti attraverso elaborazioni e collegamenti a dati detenuti da terzi, in particolare se occorre accertare responsabilità per ipotetici reati informatici ai danni del portale. Statistiche anonime circa l'accesso al portale della Biblioteca sono registrate all'interno dell'applicativo SOL e accessibili esclusivamente ai bibliotecari dotati di profilo corrispondente all'amministratore di sistema. Una specifica informativa è presente ai link http://www.passerinilandi.piacenza.it/informazioni-utili/privacy-e-cookies e http://leggerepiace.it/SebinaOpac/api/page/PRIVACY_COOKIE_SY.

Spazio Utenti del portale LeggerePiace
L'utilizzo dello Spazio Utenti, predisposto nel portale LeggerePiace, cui lei può accedere utilizzando i dati presenti sulla tessera, le consente di visualizzare i suoi dati presenti nell'anagrafica SOL (con l'eccezione del documento di identità inserito), la messaggistica inviatale dalla Biblioteca in ordine alla gestione dei prestiti da lei richiesti, l'elenco dei prestiti e delle prenotazioni in corso e scaduti, salvare le ricerche effettuate, compilare e pubblicare bibliografie e recensioni a libri e DVD. Parte dei dati qui visualizzati sono contenuti nell'archivio gestionale SOL, ove sono visibili, per quanto di competenza, dagli amministratori di biblioteca (anche Recensioni e Bibliografie), dagli operatori addetti al prestito della biblioteca. L'accesso a questo spazio è invece esclusivamente riservato a lei. L'attività di pubblicazione di bibliografie e recensioni non è moderata. Se lei deciderà di rendere pubbliche le bibliografie da lei compilate potrà farlo, anche utilizzando un nickname, che potrà impostare compilando l'apposito campo nella pagina Dati Personali presente in questo spazio. Lei è direttamente e personalmente responsabile – a tutti gli effetti – della scelta dei temi delle bibliografie pubblicate e del contenuto delle recensioni.

App LeggerePiace
L'uso dell'app gratuita LeggerePiace, disponibile per sistemi operativi Android e IOS e scaricabile dai rispettivi store (vd. http://leggerepiace.it/SebinaOpac/article/la-nostra-app/mobile), richiede l'utilizzo dell'identificativo utente presente sulla tessera e della password impostata per l'accesso allo Spazio utenti (vedi) e si interfaccia con l'archivio utenti SOL. Le negoziazioni generate in relazione alle funzionalità del tutto analoghe a quelle dello Spazio utenti (vedi), tra cui quelle del servizio prestiti, sono registrate esclusivamente sul gestionale SOL, ove sono visibili, per quanto di pertinenza, dagli amministratori di biblioteca e dagli operatori addetti al prestito.

Il titolare del trattamento dei dati vincola gli affidatari di contratti di manutenzione dell'hardware e degli applicativi tramite i quali i dati sono trattati e utilizzati e/o archiviati per l'erogazione dei servizi di cui sopra, che a tali dati possono avere accesso nell'espletamento di quanto loro richiesto contrattualmente, all'applicazione del Regolamento Europeo per la protezione di dati personali (GDPR) e all'adozione di procedure ad esso conformi.

Nei servizi pubblici a domanda dell'interessato, l'eventuale rifiuto al trattamento comporta l'impossibilità di accesso al servizio.
I servizi per i quali viene rilasciata questa informativa sono agibili ai minori. Pertanto, se il soggetto cui i dati si riferiscono ha un'età inferiore a 18 anni, il conferimento ed il trattamento dei dati è lecito in quanto è stato richiesto e/o autorizzato dai genitori o da chi è incaricato di esercitare la responsabilità genitoriale.

Per quanto tempo sono conservati i dati?

Il Comune di Piacenza conserverà i dati da lei forniti in vista della fruizione dei servizi sopra elencati per la durata dell'erogazione dei servizi da lei richiesti, che si intendono continuativi, salvo disdetta.

Che diritti ho sui dati che fornisco?
A chi devo rivolgermi per esercitarli?

DIRITTI DELL'INTERESSATO
In qualità di interessato ha i diritti qui sotto elencati, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta al Responsabile del trattamento dei dati o al Responsabile della protezione dei dati («RPD»), come sopra individuati:
Tali diritti sono così precisati e definiti:

a) diritto di accesso
diritto ad avere conferma dell'esistenza o meno del trattamento dei suoi dati personali e ad ottenere l'accesso a tali dati e alle informazioni relative al trattamento, alle sue finalità, al periodo di conservazione previsto o qualora non sia possibile determinarlo, ai criteri utilizzati per quantificarlo, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali saranno comunicati;

b) diritto di rettifica
diritto ad ottenere la rettifica dei dati personali inesatti, l'aggiornamento o l'integrazione dei dati personali già resi;

c) diritto di cancellazione (diritto all'oblio)
diritto ad ottenere la cancellazione dei dati qualora non occorrano più per il perseguimento delle finalità di trattamento;

d) diritto di limitazione di trattamento
diritto ad ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali ai soli fini della conservazione qualora ricorrano le ipotesi di cui all'art. 18 comma 1 del Regolamento UE 2016/679;

e) diritto alla portabilità dei dati
Diritto di ricevere in un formato strutturato di uso comune e leggibile i dati personali che la riguardano e a trasmettere tali dati ad altro titolare del trattamento senza impedimenti purché sia tecnicamente possibile;

f) diritto di opposizione
diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che la riguardano ai sensi dell'art. 6 paragrafo 1 lettere e) e f) del Regolamento UE 2016/679;

g) diritto sui processi decisionali automatici-profilazione
diritto di non essere sottoposto a processo decisionale basato unicamente sul trattamento automatizzato compresa la profilazione, tenuto conto che essa è lecita se autorizzata dalla normativa vigente.

Può far valere i diritti sopra elencati rivolgendo apposita richiesta al Responsabile del trattamento dei dati o al Responsabile della Protezione dei dati dell'Ente, come sopra individuati.
Ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo competente), qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali sia contrario alla normativa in vigore.

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